處理各種電子陳情案件作業說明

• 發布日期：103-07-17
• 發布單位：新北市政府警察局

中華民國100年2月23日訂定

一、為使本局各單位處理電子陳情案件有統一遵循之作法，特訂定本作業說明。

二、本局所屬各單位受理電子陳情案件處理原則應本公平、公正、客觀之立場依法審慎處理，分文時書面請加蓋「電子陳情案件」戳章以提醒承辦人依限完成。

三、電子陳情案件回覆時，應署名單位、承辦人姓名、電話及地址。案件具有檢舉控訴性質者，受理單位應保密。

四、電子陳情案件如係因案情複雜較費時，承辦人得經單位主管核准後辦理展延，但應先行回覆陳情人告知展延理由、期限、承辦人姓名及聯絡電話後再續辦第二次回覆。

五、陳情案件如受法令、機密或政策性之限制而無法辦理時，受理單位應說明法令依據、條文及無法辦理之理由，委婉答覆陳情人；其內容複雜或涉及數單位者，得邀請相關單位、陳情當事人共同研商協調尋求解決之道；至涉及私權糾紛而非行政機關之權責者，應婉轉勸導陳情人逕向當地區調解委員會申請調解或循司法途逕解決；依法得提起訴願、訴訟或請求國家賠償者，受理單位應告知陳情人。

六、已於回覆函中載明會勘日期或擇期召開會議者，視同已辦理展延，並應於會勘或會議結束後二週內簽辦結案。

七、陳情人於文中指述不明確或無具體之內容致無法查證者，承辦人於回覆函中請其再來信述明所需之資料，並留下承辦人姓名及聯絡電話者視同已結案。

八、各單位得視案情需要，約請陳情人面談、舉行聽證會或派員實地調查處理，如陳情人屆時無法出面或沒有意願接受訪談者，於辦理期限內，於回覆函中請其再來述明詳情，並留下承辦人姓名及聯絡電話，視同已結案。

九、電子陳情案件之全部或一部分非警察機關主管之業務，應於回覆函中婉述依據之法條或該案為何機關所管，並視情形得以電子郵件或書函移請其他機關續辦。

十、陳情案件已由法院審理中或移送司法機關偵辦者，或已提起訴願或行政訴訟而尚未裁決者，得不予處理但仍應回覆告知陳情人原因。

十一、陳情案件不論是否有電子信箱郵址或郵址錯誤無法送達，仍應處理回覆並以電傳方式送列管單位。

十二、同一事由一案數投且確定為同一陳情人者，可併案處理，但於公文電子作業上仍應個別回覆。

十三、同一事由一案數投且確定為不同陳情人及具有群眾集體抗議之性質者，可併案但應審慎處理，比照前項辦理。

十四、同一事由經具體處理、明確函覆二次以上，仍繼續陳情，或一案數投，經單位主官（管）核定免予處理者，於回覆函中述明係依「新北市政府所屬一級機關文書流程管理及稽核作業要點第17條第4款至第7款規定案件有下列情形之一者：未具名、無聯絡方式、無具體之內容或無法查證，經機關首長核定免予處理者，得不予處理及回覆陳情人。

（四）未具名、無聯絡方式、無具體之內容或無法查證，經機關首長核定免予處理者，得不予處理及回覆陳情人。

（五）本府各機關對同一事由迭次陳情案件，於處理第二次陳情時，若無其他足以影響處理結果之新事證或資料補充，得依行政程序法第一百七十三條第二款規定簽報機關首長同意不予處理，並通知陳情人同一事由若再陳情，將不再回復，事後同一事由陳情案件即可簽存不再回復。

（六）對於民眾填列不滿意或非常不滿意，且留有電話者，各機關首長應指定研考主管或指定專人去電訪查，相關處理情形以公務電話紀錄單記錄，併同每月人民陳情案件分析報告逕送研考會備查，惟同一事件經查明確屬牴觸現行法令或超越本府權責時，得以標示註明後，不再重複回覆。

（七）在檢、警、調機關偵查中、訴願或訴訟進行程序尚未裁決、業經判決或完成法定程序、陳情內容涉及非本府權責之私權糾紛等案件，經機關首長核定免予處理者，得不予處理，仍應通知陳情人依原法定程序辦理。

十五、有關本局受理電子陳情案件處理時限及懲處規定，各層級承辦人處理時限標準，依「新北市政府警察局公文時效管制及稽催查考作業要點」辦理。

十六、回覆民眾信件內容儘量簡單、流暢，勿以主旨、說明等公文格式撰寫，語氣應親切、平和，不得於答覆內容中責罵或嚴詞反駁民眾。

十七、本作業說明如有未盡事宜，隨時修正補充之。

單位: 秘書室